Reisekosten Pauschale Inland aktuell 2026: Alle Sätze & Beispiele

Wer geschäftlich unterwegs ist, kann Reisekosten steuerlich geltend machen – entweder mit Einzelnachweisen oder deutlich einfacher mit Pauschalen. Die Reisekosten Pauschale Inland aktuell 2026 bietet dir klare Sätze für Verpflegung, Übernachtung und Fahrtkosten. In diesem Artikel erfährst du alle aktuellen Beträge, wann welche Pauschale greift und wie du damit mehrere hundert Euro Steuern sparen kannst.

• Verpflegungspauschalen: Pauschalbeträge für Mehraufwendungen bei Mahlzeiten während der Abwesenheit
• Übernachtungspauschalen: Pauschale für Hotelkosten (alternativ: tatsächliche Kosten mit Beleg)
• Fahrtkosten: Kilometerpauschale oder tatsächliche Kosten für Bahn, Flug, Mietwagen

Die Pauschalen gelten für Selbstständige, Freiberufler und Arbeitnehmer gleichermaßen – allerdings mit unterschiedlichen steuerlichen Auswirkungen. Während Selbstständige die Pauschalen als Betriebsausgaben absetzen, machen Arbeitnehmer sie als Werbungskosten geltend (sofern nicht vom Arbeitgeber erstattet).

Die Verpflegungspauschale richtet sich nach der Abwesenheitsdauer von deiner ersten Tätigkeitsstätte bzw. deiner Wohnung. Für Inlandsreisen gelten 2026 folgende Sätze:

• Ab 8 Stunden Abwesenheit: 14 Euro pro Tag
• Ab 24 Stunden Abwesenheit (Ganztag): 28 Euro pro Tag
• An- und Abreisetag bei mehrtägigen Reisen: jeweils 14 Euro (unabhängig von der Stundenzahl)

Wichtig: Die Pauschale steht dir nur zu, wenn du mindestens 8 Stunden von deiner ersten Tätigkeitsstätte und von deiner Wohnung abwesend bist. Bei kürzeren Abwesenheiten greift keine Verpflegungspauschale. Die Drei-Monats-Frist beachten: Bist du länger als drei Monate an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte, entfällt die Pauschale ab dem ersten Tag des vierten Monats.

Bei Übernachtungen hast du die Wahl zwischen zwei Varianten: der Pauschale oder den tatsächlichen Kosten mit Beleg.

Die Übernachtungspauschale für Inland beträgt aktuell 20 Euro pro Übernachtung. Diese kannst du ohne Nachweis ansetzen – allerdings ist sie in der Regel deutlich niedriger als die tatsächlichen Hotelkosten. Deshalb empfiehlt sich meist die zweite Variante: Du setzt die tatsächlichen Übernachtungskosten laut Hotelrechnung an. Dabei zählt nur die reine Übernachtung (inklusive Frühstück), nicht jedoch Minibar, Pay-TV oder andere Extras.

Für die An- und Abreise zu geschäftlichen Terminen kannst du entweder die Kilometerpauschale oder die tatsächlichen Kosten ansetzen:

• PKW-Kilometerpauschale: 0,30 Euro pro gefahrenem Kilometer (Hin- und Rückfahrt)
• Tatsächliche Kosten: Tankbelege, Bahntickets, Flugtickets, Mietwagen – jeweils mit Einzelnachweis

Bei Nutzung des eigenen PKW ist die Kilometerpauschale meist unkomplizierter. Bei einem Fahrtenbuch oder wenn du hauptsächlich Bahn oder Flugzeug nutzt, lohnen sich oft die Einzelnachweise. Wichtig: Bei der Kilometerpauschale darfst du zusätzlich Parkgebühren, Mautkosten und Unfallkosten als Reisenebenkosten absetzen.

Stell dir vor, du fährst als Selbstständiger von München nach Hamburg zu einem Kundentermin. Die Eckdaten:

• Anreise Montag 8:00 Uhr, Abreise Dienstag 17:00 Uhr
• Strecke einfach: 780 km (mit eigenem PKW)
• Hotel: 95 Euro inkl. Frühstück
• Abwesenheit Montag: ca. 16 Stunden, Dienstag: ca. 9 Stunden

Deine Reisekostenabrechnung mit Pauschalen sieht so aus:

1. Fahrtkosten: 780 km × 2 (Hin+Rück) × 0,30 € = 468,00 €
2. Übernachtung: 95,00 € (tatsächliche Kosten mit Beleg)
3. Verpflegung Montag (Anreisetag): 14,00 € abzgl. 20% Frühstückskürzung = 11,20 €
4. Verpflegung Dienstag (Abreisetag): 14,00 €

Gesamte abzugsfähige Reisekosten: 588,20 Euro. Bei einem persönlichen Steuersatz von 35% (Einkommensteuer plus Solidaritätszuschlag) sparst du rund 206 Euro Steuern durch diese eine Reise. Die Frühstückskürzung beträgt 2,80 Euro, weil das Frühstück im Hotelpreis enthalten war.

Damit deine Reisekostenabrechnung vom Finanzamt anerkannt wird, solltest du diese typischen Stolpersteine kennen:

• Erste Tätigkeitsstätte: Fahrten zur regelmäßigen Arbeitsstätte sind keine Dienstreisen, sondern Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte (nur Entfernungspauschale 0,30 € einfache Strecke)
• Drei-Monats-Grenze: Arbeitest du länger als 3 Monate am selben auswärtigen Ort, wird dieser zur ersten Tätigkeitsstätte – Verpflegungspauschale entfällt
• Mahlzeitengestellung: Bekommst du vom Geschäftspartner oder Hotel Mahlzeiten gestellt, musst du die Verpflegungspauschale kürzen (Frühstück -20%, Mittag/Abendessen je -40%)
• Privatanteil: Bei gemischten Reisen (geschäftlich + privat) musst du die Kosten aufteilen – nur der geschäftliche Teil ist absetzbar

Ein häufiger Irrtum: Die 8-Stunden-Grenze gilt ab Verlassen der Wohnung oder ersten Tätigkeitsstätte bis zur Rückkehr – nicht nur die reine Abwesenheit vom Büro. Auch Fahrtzeiten zählen mit.

Während die Pauschalsätze für alle gleich sind, unterscheidet sich die steuerliche Behandlung je nach Status:

Als Selbstständiger oder Freiberufler setzt du alle Reisekosten als Betriebsausgaben in der EÜR oder Bilanz an. Sie mindern direkt deinen Gewinn und damit deine Steuerlast. Du kannst zwischen Pauschalen und Einzelnachweisen frei wählen – je nachdem, was günstiger ist.

Als Arbeitnehmer kannst du nicht erstattete Reisekosten als Werbungskosten absetzen, allerdings erst oberhalb des Arbeitnehmer-Pauschbetrags von 1.230 Euro (2026). Erstattet dir dein Arbeitgeber die Reisekosten steuerfrei bis zur Pauschalhöhe, hast du keinen weiteren Abzug – aber auch keine Steuerlast auf die Erstattung.

Eine saubere Dokumentation ist das A und O, damit das Finanzamt deine Reisekosten anerkennt:

1. Reiseanlass dokumentieren: Wer, wann, wo, warum – notiere Geschäftspartner, Projekt oder Anlass der Reise
2. Zeiten festhalten: Start- und Endzeitpunkt der Reise für die Berechnung der Abwesenheitsstunden
3. Kilometerstand oder Belege: Bei PKW-Nutzung Tachostand notieren, bei Bahn/Flug Tickets aufbewahren
4. Hotelrechnungen sammeln: Übernachtungsbeleg mit separatem Frühstücksausweis idealerweise
5. Reisekostenabrechnung erstellen: Entweder formlos in Excel oder mit Buchhaltungssoftware

Viele moderne Buchhaltungstools wie DATEV, lexoffice oder sevDesk haben bereits Reisekostenmodule integriert, die automatisch die aktuellen Pauschalen hinterlegen und die Kürzungen bei Mahlzeitengestellung berechnen.

Die Reisekosten Pauschale Inland aktuell 2026 bietet dir ein einfaches System, um geschäftliche Reisen steuerlich geltend zu machen: 14 Euro ab 8 Stunden Abwesenheit, 28 Euro bei 24 Stunden, plus Kilometerpauschale von 0,30 Euro und optional 20 Euro Übernachtungspauschale. Bei mehrtägigen Reisen summieren sich die Beträge schnell auf mehrere hundert Euro.

Entscheidend ist die saubere Dokumentation: Reiseanlass, Zeiten, Kilometer oder Tickets sowie Hotelbelege. Achte auf die Drei-Monats-Grenze bei längeren Einsätzen und kürze die Verpflegungspauschale bei gestellten Mahlzeiten. Als Selbstständiger profitierst du direkt durch Gewinnminderung, als Arbeitnehmer über Werbungskosten oder steuerfreie Arbeitgebererstattung.

Disclaimer: Dieser Artikel bietet allgemeine steuerliche Informationen und ersetzt keine individuelle Steuerberatung. Für deine konkrete Situation wende dich bitte an einen Steuerberater oder das Finanzamt.